I RIMBORSI SPESE PER DIPENDENTI E AMMINISTRATORI

 

 

La tematica dei rimborsi spese erogati a dipendenti e amministratori è certamente molto sentita dalle aziende, per la frequenza con cui si pone nella pratica quotidiana e per le numerose complicazioniburocratiche, amministrative e fiscali connesse all'argomento.

A seguire, si propone un'analisi delle casistiche di maggior rilievo, con l'utilizzo di tabelle di sintesi ove utile.

 

Il concetto di trasferta

Innanzitutto, va specificato che - in ambito fiscale - per "trasferta" si intende un trasferimento richiesto e autorizzato dal datore al di fuori del Comune dove è ubicata la sede di lavoro del dipendente.

Per quanto attiene gli amministratori, poiché potrebbe non essere stato specificato nel mandato (vale a dire nel verbale di nomina) illuogooveespletarel'incarico,sifariferimentoconvenzionalealluogodiresidenza dell'amministratore stesso.

A rimarcare quanto sopra, il Tuir prevede che le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a are il reddito del percettore.

Va ricordato che il Tuir prevede differenti modalità per ristorare il dipendente del disagio subito per la trasferta, oltre che per la restituzione di eventuali somme pagate per conto dell'azienda.

In linea di principio, possiamo dire che il rimborso può essere:

1. analitico, o come si ha l'abitudine di dire "a piè di lista", evocando l'elenco dei rimborsi presentato al datoredilavoro(equisivalorizzalarestituzionedellespese);

2. forfettario, con differenti combinazioni tra il vero e proprioforfaite gli elementiforfettarieanalitici(equisivalorizzaildisagioel'eventualespesa).

 

Il rimborso analitico o a piè di lista

In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a are il reddito i rimborsi di spese documentate relative:

?alvitto;

?all'alloggio;

?al viaggio e altrasporto;

?al rimborso di altre spese, anche nondocumentabili ed eventualmente sostenute dal dipendente, fino all'importo massimo giornaliero di 15,49 euro, elevate a 25,82 euro per le trasferte all'estero (nel passato, si giustificava tale disposizione evocando i gettoni telefonici per le chiamate, le mance, etc.).

Tale impostazione appare quella maggiormente equilibrata, in quanto non determina alcun vantaggio né nocumento per alcuno; ogni spesa sostenuta e documentata viene rimborsata senza alcun effettosul reddito del dipendente, posto che reddito non esiste, ma solo ristoro della spesa sostenuta (con l'eccezione delle piccole spese non documentabili).

Va però evidenziato che, in capo alla società erogante, il Tuir pone dei limiti di deducibilità.

Infatti, si riscontrano i seguenti valori:

?le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dailavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di laborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore a 180,76 euro; il predetto limiteèelevatoa258,23europerletrasferteall'estero;

?se il dipendente o ilcollaboratore sia stato autorizzatoa utilizzare un autoveicolo di sua proprietà, ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relativeadautoveicoli di potenzanonsuperiorea17cavalli fiscali,ovvero20seconmotorediesel.

 

Effetti fiscali per le indennità analitiche di trasferta fuori Comune
Tipologia	Dipendente o laboratore	Datore di lavoro
Vitto e alloggio	Nessuna tassazione	Deduzione di un ammontare massimo giornaliero di 180,76 euro per Italia e 258,23 euro per estero (eccedenza non deducibile)
Piccole spese non documentate	Nessuna tassazione, nei limiti di un massimo giornaliero di 15,49 euro in Italia e 25,82 euro all'estero (eccedenza tassata)	Deduzione nei limiti di un massimo giornaliero di 15,49 euro in Italia e 25,82 euro all'estero (eccedenzanon deducibile)
Viaggi e trasporti con mezzi pubblici	Nessuna tassazione	Deduzione integrale
Viaggi con veicolo proprio (rimborsi chilometrici)	Nessuna tassazione nei limiti delle tabelle Aci corrispondenti al veicolo (eccedenza tassata)	Deduzione nei limiti del costo di percorrenza Aci relativo adautoveicoli di potenza nonsuperiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motorediesel (eccedenza non deducibile)
Viaggio con veicolo noleggiato (tariffe di noleggio)	Nessuna tassazione nei limiti delle tariffe pagate per il noleggio effettivo (eccedenza tassata)	Deduzione nei limiti delle tariffe di noleggiorelative ad autoveicolidi potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel (eccedenza non deducibile)

 

Il rimborso forfettario o parzialmente forfettario

Il Legislatore fiscale idealizza anche una modalità di rimborso forfettario, presumibilmente distribuendo su 3 componenti (paritarie nel peso) le seguenti componenti:

?vitto;

?alloggio;

?piccole spese nondocumentate.

In aggiuntaa tali componenti, rimangono sempre considerate in via analitica e autonoma le spese di viaggio e trasporto, che quindi possono essere rimborsate a parte al lavoratore.

Tornando alle 3 componenti "basiche", è possibile utilizzare:

1. solo una misura forfettaria onnicomprensiva, per un totale di 46,48 euro al giorno (importo elevato a 77,47 euro per le trasferte all'estero), sempre al netto delle spese di viaggio e di trasporto. Sino a tale limite ildipendentenontassanulla. L'eventualeparteeccedente concorrealreddito;

2. una somma forfettaria per solo una delle componenti. Infatti, in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di 1/3;

3. una somma forfettaria per 2 componenti su 3. Infatti, il limite è ridotto di 2/3 (quindi si applicailforfaitdi 15,49euro)incasodirimborsosiadellespese dialloggiochediquelle divitto.

I numeri tornano, dunque, come si può evincere dalla tabella che segue (salvo arrotondamenti che si ignorano, in quanto gli importi derivano dalla conversione in euro di precedenti etri espressi in lire).

 

Trasferte non gestite integralmente con il rimborso analitico
Tipologia	Importo Italia non tassato	Importo Italia tassato	Importo estero non tassato	Importo estero tassato
Forfait integrale	46,48 + viaggio e trasporto	Parte eccedente (escluso viaggioe trasporto)	77,47 + viaggio e trasporto	Parte eccedente (escluso viaggioe trasporto)
1 elementoforfait	30,96 + viaggio e trasporto + vitto o alloggio analitico	Parte eccedente rispetto al forfait (escluso viaggioe trasporto)	54,65 + viaggio e trasporto + vitto o alloggio analitico	Parte eccedente rispetto alforfait(escluso viaggioe trasporto)
2 elementiforfait	15,49 + Viaggio e trasporto + vitto e alloggio analitico	Parte eccedente rispetto alforfait(escluso viaggioe trasporto)	25,82+ viaggio e trasporto + vitto e alloggio analitico	Parte eccedente rispetto alforfait(escluso viaggioe trasporto)

Anche in questo caso, valgono - in capo al datore di lavoro - i limiti di deduzione evidenziati nella tabella del precedente paragrafo.

 

Le modalità di contabilizzazione

Per quanto attiene l'imputazione contabile, va detto che:

?le indennità analitiche vanno contabilizzate secondo la tipologia di spesa rifusa, sino ai limiti della medesima. L'eventuale eccedenza, tassata in capo al dipendente, è costo del lavoro a tutti gli effetti;

?le indennità forfettarie sono componenti a tutti gli effetti del costo del lavoro, da contabilizzare nella voce B9 del Contoeconomico.

 

La documentazione necessaria

Da tempo, il Fisco non richiede più che il dipendente, prima di recarsi in trasferta, debba ricevere una apposita autorizzazione scritta dal datore di lavoro.

Potrebbe invece risultare utile e logico, autorizzare il dipendente all'utilizzo del proprio veicolo, in modo da verificare in anticipo:

?il costo chilometrico che saràaddebitato;

?eventualilimiti alladeduzionedelmedesimo,secondo quantosopraprecisato.

In relazione ai rimborsi chilometrici, poi, è necessario che il dipendente compili un apposito prospetto nel quale, oltre a indicare le proprie generalità e gli estremi del veicolo utilizzato, specifichi quanto segue:

 

Data	Motivo spostamento	Partenza da	Arrivo a	Km percorsi	Tariffa ACI	Totale euro

 

Si ricorda che le tariffe Aci comprendono il costo del carburante e non quello del pedaggio autostradale che, per conseguenza, potrà rientrare nel conteggio dei rimborsi richiesti; quindi, il pedaggio autostradale pagato dal dipendente/amministratore in trasferta potrà essere aggiunto alla richiesta di rimborso chilometrico, senza che tale somma costituisca reddito per il dipendente.

ALLEGATI