L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO DELL’ESERCIZIO 2019

L'APPROVAZIONE DEL BILANCIO DELL'ESERCIZIO 2019

 

Sono ormai maturi i tempi per la predisposizione delle bozze del bilancio dell'esercizio chiuso lo scorso 31 dicembre 2019.

L'iter di azione e approvazione del documento risulta sempre complesso, in quanto si traduce in una sequenza di atti e comportamenti che debbono rispettare le rigorose norme imposte dal codice civile. La sequenza temporale può essere riassunta nella tabella che segue.

 

Adempimento	Soggetto tenuto all'adempimento	Scadenza	Data ultima per esercizio chiuso al 31 dicembre 2019
			Termine ordinario	Termine prorogato
Predisposizione progetto di bilancio	Organo amministrativo	Entro 30 giorni dalla data fissata per l'assemblea di approvazione (articolo 2429, comma 1, cod. civ.)	30 marzo 2020	29 maggio 2020
Predisposizione relazione sulla gestione
Consegna progetto di bilancio e relazione sulla gestione al legio sindacale
Consegna progetto di bilancio e relazione sulla gestione al Revisore contabile
Deposito progetto di bilancio e allegati, relazioni degli organi di controllo presso la sede sociale	Organo amministrativo + organi di controllo	Entro 15 giorni dalla data fissata per l'assemblea di approvazione (articolo 2429, comma 1, cod. civ.)	14 aprile 2020	13 giugno 2020 (sabato)
Celebrazione assemblea per approvazione bilancio	Convocazione a cura organo amministrativo	Entro 120 - 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio (articolo 2364, comma 2, cod. civ.)	29 aprile 2020	28 giugno 2020 (domenica)
Deposito del bilancio approvato presso il Registro Imprese	Organo amministrativo	Entro 30 giorni dall'approvazione del bilancio (articolo 2435, comma 1, cod. civ.)	29 maggio 2020	28 luglio 2020

 

L'approvazione della bozza di bilancio

L'organo amministrativo della società deve provvedere ad approvare la bozza del bilancio entro il prossimo 30 marzo; tale data risulta il termine ultimo qualora sia presente un organo di controllo, situazione nella quale rientrano anche tutte le piccole Srl che hanno nominato il revisore entro lo scorso 16 dicembre 2019.

È infatti necessario:

·         concedere 15 giorni di tempo al controllore, per predisporre la propria relazione;

·         disporre della documentazione completa da depositare presso la sede sociale nei 15 giorni che precedono la data fissata per l'assemblea di approvazione.

Poiché il codice prevede che il bilancio sia approvato nel termine di 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio (momento coincidente con la data del 29 aprile), si possono agevolmente ricavare le scadenze sopra riportate.

 

La facoltà di fruire dello slittamento a 180 giorni

Rammentata la casistica normale, possiamo ricordare che il codice concede, in talune fattispecie, la possibilità di fruire di un maggior lasso temporale per la predisposizione e approvazione del rendiconto annuale.

L'articolo 2364, comma 2, infatti, prevede che l'assemblea deve essere convocata almeno una volta all'anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale.

Lo statuto, però, può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a 180 giorni:

·         nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato;

·         ovvero, quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura e all'oggetto della società.

In questi casi, gli amministratori segnalano la circostanza nella relazione sulla gestione.

Ne deriva, dunque, che per profittare del maggior termine è necessario che lo statuto preveda tale casistica e, inoltre, che si rinvenga una motivazione specifica.

A titolo esemplificativo (oltre al caso del bilancio consolidato), la dottrina ritiene valide cause di slittamento del termine le seguenti:

1)    necessità di valutazione delle partecipazioni in altre società, specialmente se con metodo del patrimonio netto;

2)    difficoltà nei calcoli per opzione per consolidato o trasparenza fiscale;

3)    dimissioni degli amministratori e nomina nuovi soggetti;

4)    ampliamento territoriale della società senza adeguata struttura amministrativa;

5)    esistenza di più sedi periferiche che fanno convergere i dati alla sede principale;

6)    variazione del sistema informatico;

7)    necessità di valutazione dei SAL con approvazione del committente;

8)    dimissioni e/o maternità del responsabile amministrativo;

9)    causa di forza maggiore (furto, incendio, etc.);

10)decesso o grave malattia dell'amministratore unico.

Si rammenta che l'onere di individuare la motivazione ricade sull'organo amministrativo, che dovrà puntualizzare tale circostanza in un verbale da alizzare entro la scadenza del 30 marzo; non è obbligatorio, anche se consigliabile, fornire apposita informativa ai soci.

La reiterazione nel tempo di rinvii nella predisposizione e approvazione del bilancio (con esclusione delle casistiche di fisiologica necessità), potrebbe configurare ipotesi di responsabilità per l'amministratore che, evidentemente, non risulta avere predisposto una adeguata struttura amministrativa e contabile.

L'assemblea per l'approvazione del bilancio

L'organo amministrativo, come dettagliato sopra, deve assolvere al proprio compito di predisporre la bozza del bilancio, oltre che a quello di convocare i soci in assemblea per l'approvazione.

La data di fissazione del consesso dovrà rispettare il termine:

·         del 29 aprile, nelle ipotesi ordinarie;

·         del 28 giugno, nelle ipotesi di rinvio (il termine cade di domenica, ma nulla vieta di celebrare l'assemblea anche di giorno festivo).

Nessuna responsabilità, invece, ricade sull'organo amministrativo, qualora lo stesso abbia provveduto alla regolare e tempestiva convocazione dei soci e questi non si siano presentati, ovvero sia mancata la maggioranza necessaria per la regolare costituzione.

A tale riguardo, potremmo ricordare che:

·         in caso di assemblea deserta, ove sia presente l'organo amministrativo, sarà opportuno redigere un verbale di memoria nel quale si dia atto dell'impossibilità di assumere qualsiasi decisione (c.d. verbale di assemblea deserta);

·         nel caso in cui fosse prevista, dal codice civile o dallo statuto, una seconda convocazione, si dovrà attendere anche tale termine per verificare la possibilità di deliberare;

·         ove non fosse prevista la seconda convocazione, ovvero l'assemblea non si costituisse nemmeno in tale occasione, l'organo amministrativo dovrà procedere ad una nuova convocazione, rispettando un termine non superiore ai 30 giorni dalla precedente. Si rammenta che la continua inattività dell'assemblea potrebbe configurare anche una causa di scioglimento di cui all'articolo 2484, cod. civ., specialmente in occasione dell'appuntamento annuale di approvazione del bilancio.

 

 

 

 

 

Spa	Seconda convocazione e convocazioni ulteriori sono previste per legge e dallo statuto	Articolo 2369, cod. civ.
Srl	La seconda convocazione non è normata dal codice, ma potrebbe essere prevista dallo statuto	Articolo 2479-bis, cod. civ.

 

L'assemblea totalitaria

Pur essendo consigliabile la convocazione secondo le regole e i tempi fissati dallo statuto, è almente valida una riunione nella quale l'intera compagine societaria, l'intero organo amministrativo e quello di controllo (ove esistente) si siano riuniti spontaneamente e si dichiarino informati sugli argomenti da discutere e disposti a farlo.

Per le Spa è ammessa l'assemblea totalitaria con la sola partecipazione, oltre dei soci, della maggioranza dell'organo amministrativo e di controllo (articolo 2366, commi 4 e 5).

Per le Srl è ammessa l'assemblea totalitaria quando sono presenti tutti i soci, e tutti gli amministratori e sindaci siano presenti o informati della riunione e nessuno si opponga alla trattazione degli argomenti (articolo 2479-bis, comma 5).

L'assemblea totalitaria appare molto delicata, in quanto rappresenta una sorta di deroga alle regole di funzionamento ordinarie; sarà allora indispensabile raccogliere la conferma dei partecipanti con il consueto foglio presenze.

In ogni caso, si ribadisce che la a più certa per rendere regolare la riunione (specialmente nelle fattispecie litigiose) è quella della convocazione ale.

In tale ipotesi, trattandosi di una riunione non programmata e spontanea, si potrebbe anche dubitare delle validità di eventuali deleghe attribuite a terzi da parte dei soci, proprio per l'assenza della ale convocazione e della conoscibilità dell'ordine del giorno della riunione.

 

Il regolare esercizio del diritto di voto

Si rammenta, in chiusura, che la regolare manifestazione del diritto di voto è limitata dalla vigente normativa antiriciclaggio in particolari fattispecie.

L'amministratore, infatti, a norma dell'articolo 22, D.Lgs. 231/1997, ha l'onere di acquisire la documentazione comprovante la titolarità effettiva dei soci, anche richiedendola direttamente ai medesimi. L'inerzia o il rifiuto ingiustificati del socio nel fornire agli amministratori le informazioni da questi ritenute necessarie per l'individuazione del titolare effettivo, ovvero l'indicazione di informazioni palesemente fraudolente, rendono inesercitabile il relativo diritto di voto e comportano l'impugnabilità, a norma dell'articolo 2377, cod. civ., delle deliberazioni eventualmente assunte con il suo voto determinante.

 

La presenza dell'eventuale organo di controllo nella società, determina la necessità di verificare l'assolvimento di tale onere, diversamente risultando viziata la manifestazione del voto in occasione dell'approvazione del bilancio.

 

ALLEGATI